npo法人の定款変更手続きの認証や届出の流れと縦覧や完了までの期間と法務局での登記手続きについて

NPO法人を設立して、しばらく活動したら、法人名を変更したり、事務所を移転したくなったり、役員の人数や目的を変えたくなることがあると思いますが、そういった場合は、所轄庁に書類を提出しなくてはならないのでしょうか。
今回は、NPO法人で定款変更する際に必要な届出と認証手続きについて解説していきたいと思います。
NPO法人が従業員を雇いたい場合にはどうすれば良いのか、就業規則、雇用契約

定款変更の届出と認証申請

仕事をする男性

運営をしていくなかで、活動する地域を変更したくなったり、新しい事業を始めたくなることもあるかと思います。
株式会社では、定款を変更する場合は、株主総会で議決して定款を変更すれば大丈夫ですが、NPO法人では、社員総会を開いた後に、所轄庁に書類を提出します。

NPO法人では定款の変更をするときには、社員総会で議決をする必要があります。
定款変更の議決は、定款に特別の定めがない場合は、社員総数の2分の1以上が出席して、その出席者の4分の3以上の多数で決議をして定款の変更をします。
議案につき社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該議案を可決する旨の社員総会の決議があったものとされます。(定款で別の定めがある場合は、その規定に従ってください)

変更する内容が、定款に記載してある場合、簡単に変更できるものと、改めて認証が必要になる事項があります。
届出であれば変更をした後に届出を提出すれば良いのですが、認証手続きでは、先に所轄庁で認証手続きの書類を提出して審査が通らなくては、効力が発生せず、審査が通ってから初めて、その後の手続きを行うことになります。(認証を受けなければ効力は生じません)
定款変更の認証手続きは設立の時と同じように書類が縦覧されます。
その期間は縦覧期間2週間と、審査期間2か月の概ね3か月となります。(東京都の場合)

(定款の変更)
第二十五条 定款の変更は、定款で定めるところにより、社員総会の議決を経なければならない。
2 前項の議決は、社員総数の二分の一以上が出席し、その出席者の四分の三以上の多数をもってしなければならない。ただし、定款に特別の定めがあるときは、この限りでない。
3 定款の変更(第十一条第一項第一号から第三号まで、第四号(所轄庁の変更を伴うものに限る。)、第五号、第六号(役員の定数に係るものを除く。)、第七号、第十一号、第十二号(残余財産の帰属すべき者に係るものに限る。)又は第十三号に掲げる事項に係る変更を含むものに限る。)は、所轄庁の認証を受けなければ、その効力を生じない。
4 特定非営利活動法人は、前項の認証を受けようとするときは、都道府県又は指定都市の条例で定めるところにより、当該定款の変更を議決した社員総会の議事録の謄本及び変更後の定款を添付した申請書を、所轄庁に提出しなければならない。この場合において、当該定款の変更が第十一条第一項第三号又は第十一号に掲げる事項に係る変更を含むものであるときは、当該定款の変更の日の属する事業年度及び翌事業年度の事業計画書及び活動予算書を併せて添付しなければならない。
5 第十条第二項から第四項まで及び第十二条の規定は、第三項の認証について準用する。
6 特定非営利活動法人は、定款の変更(第三項の規定により所轄庁の認証を受けなければならない事項に係るものを除く。)をしたときは、都道府県又は指定都市の条例で定めるところにより、遅滞なく、当該定款の変更を議決した社員総会の議事録の謄本及び変更後の定款を添えて、その旨を所轄庁に届け出なければならない。
7 特定非営利活動法人は、定款の変更に係る登記をしたときは、遅滞なく、当該登記をしたことを証する登記事項証明書を所轄庁に提出しなければならない。

特定非営利活動促進法 | e-Gov法令検索より引用

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定款変更手続きの届出(東京都)

所轄庁

社員総会で定款変更を議決し、その変更を所轄庁に届け出ます。
所轄庁の認証が必要な事項以外の事項の定款の変更については、定款変更の議決がなされたら、遅滞なく、定款変更届出書を提出する必要があります。
定款変更によって、登記事項に変更があれば、法務局で登記をする必要があります。
登記が完了した後は、定款の変更の登記完了提出届や変更後の登記事項証明書が必要になります。

①事務所の所在地(所轄庁の変更を伴わないもの)

役員の定数に関する事項

③資産に関する事項

会計に関する事項

⑤事業年度

⑥残余財産の帰属すべき者に係るものを除く解散に関する事項

⑦公告の方法

⑧特定非営利活動促進法11条各号に掲げる事項以外の事項(自分たちで任意で決めた事項)

定款変更の認証手続き

パソコン

定款の認証手続きが必要な場合は、社員総会で定款変更の決議をしてから、定款変更認証申請書を作成して所轄庁に提出をします。
その後、所轄庁で公表され、縦覧手続きと審査が行われます。
縦覧される期間は2週間です。
縦覧が終了後2か月以内に認証か不認証の決定がされることになります。
社員総会の議決だけでは、変更した定款の効力は発生しないため注意してください。
認証がされた後、NPO法人は登記事項に変更があった場合は登記の手続きをする必要があり、登記が完了したら所轄庁に変更後の登記事項証明書を提出する必要があります。

①目的

②名称

③特定非営利活動の種類(20分野)及び特定非営利活動に係る事業の種類(特定非営利活動促進法 第11条第1項第3号)

④主たる事務所及びその他の事務所の所在地(所轄庁の変更を伴うもの)

⑤社員の資格の得喪に関する事項(特定非営利活動促進法 第11条第1項第5号)

⑥役員に関する事項(特定非営利活動促進法 第11条第1項第6号)

⑦会議に関する事項(特定非営利活動促進法 第11条第1項第7号)

⑧その他事業を行う場合には、その種類その他当該その他の事業に関する事項(特定非営利活動促進法 第11条第1項第11号)

⑨解散に関する事項( 特定非営利活動促進法 第11条第1項第12号)

⑩定款の変更に関する事項(特定非営利活動促進法 第11条第1項第13号)

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定款変更の届出(東京都)

所轄庁の認証が必要な事項以外の事項の定款の変更については、定款変更の議決がなされたら、遅滞なく、定款変更届出書を提出する必要があります。
定款変更によって、登記事項に変更があれば、法務局で登記をする必要があります。
登記が完了した後は、定款の変更の登記完了提出届や変更後の登記事項証明書が必要になります。

1.定款変更届出書

2.新旧対照表

3.変更後の定款

4.定款変更を決議した社員総会の議事録の謄本

定款変更の認証申請(東京都)

1.定款変更認証申請書

2.新旧対照表

3.定款変更を議決した社員総会の議事録の謄本

4.変更後の定款

5.定款変更の日の属する事業年度及び翌事業年度の事業計画書

6.定款変更の日の属する事業年度及び翌事業年度の活動予算書

5と6の書類は、事業を縮小したり、追加したりする場合に必要です。
事業を変更するため、新たにその計画書と活動予算を考える必要があるため、提出が必要です。

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所轄庁変更を伴う場合の定款変更の認証申請手続き(東京都)

1.定款変更認証申請書

2.新旧対照表

3.定款変更を議決した社員総会の議事録の謄本

4.変更後の定款

5.役員名簿及び役員のうち報酬を受ける者の名簿

6.確認書

7.事業報告書

8.活動計算書

9.貸借対照表

10.財産目録

11.前事業年度の年間役員名簿

12.前事業年度末日における社員のうち10人以上の者の名簿

13.定款変更の日の存する事業年度及び翌事業年度の事業計画書

14.定款変更の日の存する事業年度及び翌事業年度の活動予算書

13と14の書類は、事業を縮小したり、追加したりする場合に必要です。

認証の審査が終わるまでは、その事業は行わないでください。
定款の変更をした場合、登記事項に変更があれば、法務局で登記をしなくてはなりませんので注意してください。

定款変更認証後の提出書類

1.定款の変更の登記完了提出書

2.登記事項証明書

法務局での手続き

定款の変更をした場合登記事項に変更があれば、法務局で登記する必要があります。
登記事項に変更があった場合は、2週間以内に主たる事務所の所在地での登記、3週間以内に従たる事務所の所在地での登記をします。
一般的な手続きで必要な書類を記載します。

名称変更での必要書類(例)

1.登記申請書

2.社員総会議事録

3.定款

4.認証書

事業目的の変更(例)

1.登記申請書

2.定款

3.認証書

主たる事務所移転(管轄内)

1.登記申請書

2.理事会議事録

3.社員総会議事録

4.定款

5.認証書

主たる事務所移転(管轄外)

1.登記申請書 各1通(変更前の管轄登記所あて、変更後の管轄登記所あて)

2.社員総会議事録

3.理事会議事録

4.定款

5.認証書

6.印鑑届出書

少しわかりにくいかもしれませんが、管轄外の主たる事務所移転は、旧管轄の登記所に、変更後の管轄登記所あての申請書もまとめて提出して、旧管轄の法務局から新しい管轄の法務局へ経由して申請が行われます。そのため古い法務局あての登記申請書と、新しい法務局への登記申請書を各1通作成しなくてはならないのです。
因みに、法務局の管轄は、認証手続きの所轄庁の管轄とは異なります。
所轄庁に変更がなくても法務局の管轄が違う可能性も多くあるので、ご自身でお手続きを行う場合は気を付けてご確認ください。

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まとめ

NPO法人で定款を変更する場合は、他の法人と違い、様々な書類を、所轄庁に提出しなくてはなりません。ご自身でお手続きを行う場合は、本を読んで勉強するなり、知識を身に着けて行うことをお勧めします。
ただ、所轄庁によって、ローカルルールも多いため、行政書士などの専門家に相談してみてください。
当事務所では、NPO法人の認証申請や、その後の事業報告書、定款変更などの申請サポートを行っております。
ご依頼をご検討のお客様は、下記にある問い合わせフォームからご相談ください。

※手続きでご不明点がございましたら、是非当事務所に下記の問い合わせフォームからご相談ください
記事の内容は一般的な内容となっており、個別具体的な案件によっては結論が異なることもございます。
そのため、ご自身でお手続きをする際は、当事務所では責任を負いかねますのでご容赦ください。

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