株主総会議事録は書面でなければならないのか、いつまで作成するか

株主総会はどのように開いたらよいのか

前回の記事で、株主総会を開いた場合は、株主総会議事録を作成しなくては、最悪取締役は、過料に処せらてしまう可能性があることを解説させていただきました。

それでは、具体的にどのように、株主総会を開くのでしょうか。

まず、株主総会を開く際には、株主に招集通知を送り、株主総会を開きます。

(招集通知の送り方や要件は、公開会社や非公開会社などで、異なりますので、詳しい内容は、別のブログで解説致します)

議事録の作成は基本的には、議事を開いた当日に作成しなくてはなりません。

何故かというと、会社法で、株主総会議事録の備え置く期間が定められており、その内容が、株主総会、取締役会の日から、本店に10年間備え置くように記載されていますので、基本的にその日のうちに作成するように考えられています。

株主総会を開催する際には、事前に開催される日付や議案などはわかりますので、事前に下書きを用意して、当日でないとわからない部分を穴埋めして、議事を進行するとスムーズに株主総会を進められるかと思います。

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議事録は書面で作成しなくてはならないのか

株主総会の議事録は、法務局の添付書類になる場合もあるので、基本的には書面で作成をします。

ただし、必ず書面で作成しなくてもよく、電磁的記録で議事録を作成することが認められております。

電磁的記録とはパソコンのデーターの事で、PDFやWordなどで作成したファイルの事です。

ただ、書面で作るのと同じで誰が作ったのか、その書類が偽造ではないかを確認するために、電子署名が必要です。(パソコン上の印鑑のようなものだと考えてください)

議事録の備え置き期間

株主議事録は、株主総会の日から10年間、本店に備え置かなければならず、支店にも、議事録の写しを備え置かなくてはなりません。

取締役会議事録は、支店に備え置く必要はありませんが、本店に10年間備え置かなくてはなりません。

備え置くとはどういう意味なのでしょうか、意思決定や議案を後から第三者が確認するため直ぐに見られるような状態にしてくださいという意味です。

議事録の備え置きは必ず書面でなくてよく、内容を確認できれば、画像データーで保存しても大丈夫です。

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まとめ

株主総会議事録は、責任追及などで利害関係人などに公開することもあるため、株主総会で備え置く期間などが決められており、基本的にはその日のうちに書類を作成することが望ましいと思います。

もし、作成が厳しいようであれば、専門家に相談することをお勧め致します。

※手続きでご不明点がございましたら、是非当事務所に下記の問い合わせフォームからご相談ください
内容には、万全を尽くしておりますが、法改正等で内容が異なる場合がございます。ご自身でお手続きをする際は、自己責任でお願い致します。

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