取締役会を設置している会社は、取締役会を開催して業務に関する事項の決定や取締役などの職務を監督したり選定や解職をします。
取締役会を設置していない会社でも、手続きをする際には、取締役の決定が必要となります。
今回の記事では、取締役会設置会社の議事録の作成方法について解説していきたいと思います。
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取締役会議事録とは
取締役会は、取締役で組織された業務執行の決定や取締役同士の職務の執行の監督、取締役から代表取締役の選定や解職をします。
取締役会は株主総会と違い、開催時期について法律の規定はありませんが、会社法で業務を執行する取締役は、３か月に１回以上、職務の執行状況を取締役会に報告しなければならないため、最低限３か月に１回は取締役会を開催しなければならないことになります。
以前は、取締役会は必須の機関とされていましたが、現在では必須機関ではないため、取締役会を設置しないで取締役の決定で職務を執行することもできます。
当然ですが、取締役会を設置していない場合は、取締役会議事録を作成することは不要です。
取締役会議事録の作成方法
取締役会議事録にもは株主総会のように表題に取締役会議事録と記載してください。
株主総会と同じように開催場所が会社の本店の場合は、住所を書く必要がありませんので、当会社本店会議室と記載してください。
出席した取締役、監査役の氏名は会社法で記載する必要はありませんが、取締役会の議事録には出席した取締役、監査役を記載するのが一般的です。
理由として、取締役会は取締役が多数決で決議を行う機関のため、出席した取締役が何人でどんな議案が提出され、何人の取締役が賛成若しくは反対されたかを記載しないと、後から第三者がみても必要事項が記載されておらず議事録を確認する際に、責任を追及することができなくなってしまい意味がなくなってしまいます。
そのため、出席者した取締役・監査役はしっかり取締役会議事録に記載するようにしてください。
他にも取締役会議事録を作成した日付と会社名、取締役会の議事録であることを記載して、いつどの会社が作成した議事録かを記載する必要があります。
株主総会議事録と違い、取締役会議事録は出席した取締役と監査役全員が記名押印をしなくてはなりません。
印鑑の種類は認印で構いませんが、代表取締役を選定する場合には、異なる規定があり、法務局で届けている会社の法人印（実印）を押せば他の取締役と監査役は認印で構いませんが、会社の法人印（実印）がない場合は、全員の実印を押す必要があります。（登記をする際には印鑑証明書も必要）
代表取締役を変更する場合には、最終的に登記をすることになりますので、ご注意ください。
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まとめ
取締役会議事録は、株主総会議事録と違う点も多くあります。
例えば取締役会議事録には、会社法で出席した取締役・監査役には押印義務がありますが、株主総会議事録には押印義務はありません。
会社のご担当者様が自ら作成する場合は、株主総会議事録、取締役会議事録で異なる点を確認してください。
議事録作成など、書類作成でわからないことがあれば当事務所の問い合わせフォームにてお問い合わせください。
