株式会社で作成する議事録には様々な種類があり、何がどう違うのか良く分からない方もいらっしゃると思います。
定時株主総会は年に１回必ず開催をします。
緊急に決議したい場合は、臨時に株主を招集して株主総会を開催して決議することになります。
今回は、事業年度の終了後に必ず行う定時株主総会について解説します。
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定時株主総会とは
株式会社は、取締役が会議で経営判断したときや、株主が話し合いをした時に、その内容を後からその場にいなかった株主や第三者が確認できるように、議事録の作成が法律で義務付けられています。
そのなかでも、毎事業年度の終了後の一定の時期に開く株主総会を、定時株主総会といいます。
定時株主総会の開催時期
定時株主総会は、会社法で義務付けられています。（会社法２９６条１項）
定時株主総会の開催時期に明確な規定はありませんが、基準日を定めている株式会社は事業年度の末日から３か月以内に定時株主総会を開催する必要があります。
会社法では、３か月以内とされていますが、法人税の申告期限の関係上で、事業年度の末日から２か月以内に定時株主総会を実際には開催する株式会社が多いかと思います。
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定時株主総会で何を決議するか
定時株主総会では、基本的に計算書類の承認と事業報告を株主に対して行いますが、それ以外の決議がある場合は、定時株主総会で決議をすることも可能です。
株主が多く、株主総会を開くのにコストが発生する株式会社は臨時総会を開くとコストがかかりますので、なるべく定時株主総会でまとめて決議をした方がいいと思います。
定時株主総会の具体的内容
株主総会議事録は、会社の状況に合わせて作成しますが、議事録に記載する具体的な内容を解説します。
株主総会議事録は、表題に「第〇回定時株主総会議事録」「第〇期定時株主総会議事録」のようにタイトルに定時総会の回数か決算期を記載するのが一般的ですが、上記のように記載しないで「株主総会議事録」と記載しても大丈夫です。
本店の書き方
開催場所は会社の本店の時は、住所を記載する事は不要で、当会社本店会議室と記載してください。
役員の書き方
株主総会に出席した取締役、監査役など役員の氏名を記載してください。
議決権の書き方
株主総会では、議決権がとても大事ですので、株主の議決権がわかるように、記載してください。
議案の書き方
議案が複数ある時は、第１号議案 決算書類承認の件など、どんなことが議案に上がって議決されたかしっかり記載してください。
役員の報酬と選任
定時株主総会で、役員を選任したり、報酬を決議した時は合わせて記載してください。
議事録作成者と押印
作成日付と会社名、株主総会議事録と記載して、議事録作成者を記載して押印をしてください。代表取締役が作成して、会社の実印を押印するのが一般的です。
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まとめ
定時総会は、毎事業年度の終了ごとに、開催しなくてはならないため、株式会社であれば、必ず作成する書類となります。
株主総会は、提案された議案を、株主が議決権を行使して、可決したか、否決されたかを記載することが大事です。
議案はまとめて記載するのではなく、第１号議案、第２号議案として個別に記載してください。
