株主総会議事録は書面でなければならないのか、いつまで作成するか

議事録作成

株式会社は、年に1回は必ず株主総会を作成する必要があります。
株主総会を開催したら議事録を作成する必要がありますが、議事録はいつまで作成すればよいのでしょうか。
今回の記事では、株主総会議事録の作成方法といつまでに作成すれば良いのかを解説させていただきます。
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株主総会はどのように開いたらよいのか

議事録の作成は基本的には、議事を開いた当日に作成しなくてはなりません。
何故かというと、会社法で、株主総会議事録の備え置く期間が定められており、その内容が、株主総会、取締役会の日から、本店に10年間備え置くように記載されていますので、基本的にその日のうちに作成するように考えられています。
株主総会を開催する際には、事前に開催される日付や議案などはわかりますので、事前に下書きを用意して、当日でないとわからない部分を穴埋めして、議事を進行するとスムーズに株主総会を進められるかと思います。

議事録は書面で作成しなくてはならないのか

書類を整理する男性

株主総会の議事録は、法務局の添付書類になる場合もあるので、基本的には書面で作成をします。
ただし、必ず書面で作成しなくてもよく、電磁的記録で議事録を作成することが認められております。
電磁的記録とはパソコンのデーターの事で、PDFやWordなどで作成したファイルの事です。
ただ、書面で作るのと同じで誰が作ったのか、その書類が偽造ではないかを確認するために、電子署名が必要です。(パソコン上の印鑑のようなものだと考えてください)
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議事録の備え置き期間

議事録を記載する手

株主議事録は、株主総会の日から10年間、本店に備え置かなければならず、支店にも、議事録の写しを備え置かなくてはなりません。
取締役会議事録は、支店に備え置く必要はありませんが、本店に10年間備え置かなくてはなりません。
備え置くとはどういう意味なのでしょうか、意思決定や議案を後から第三者が確認するため直ぐに見られるような状態にしてくださいという意味です。
議事録の備え置きは必ず書面でなくてよく、内容を確認できれば、画像データーで保存しても大丈夫です。

まとめ

株主総会議事録は、責任追及などで利害関係人などに公開することもあるため、株主総会で備え置く期間などが決められており、基本的にはその日のうちに書類を作成することが望ましいと思います。
もし、作成が厳しいようであれば、専門家に相談することをお勧め致します。

行政書士青嶋雄太
この記事を書いた人
行政書士青嶋雄太

司法書士事務所、行政書士事務所に勤め現在に至るまで、約10年間法律関係の仕事に携わり、様々な案件を経験して、行政書士としての目線だけでない、多角的な視点で案件を解決できます。
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