NPO法人の役員の変更等の届出や法務局での登記手続きについて必要な印鑑証明や提出期限を解説します

株式会社では、取締役を変更した場合は法務局で役員変更登記を行えば問題ありませんが、NPO法人は理事や監事に変更があった場合に所轄庁に届出が必要となります。
届出を失念してしまうNPO法人も多いため、注意してください。
今回はNPO法人の役員の変更等届出について解説させていただきます。
NPO法人の機関の用語、理事、監事、社員総会、理事会とは

理事と監事が変更になったら手続きが必要

役員(理事と監事)が変更した場合には手続きが必要となります。
NPO法人の役員は、任期中に住所や氏名に変更があったとき、新しい役員が就任、再任、任期満了などで退任した時は、遅滞なく役員の変更等届出書を提出しなくてはなりません。
新任の場合と、再任や任期満了などで、提出する書類が異なりますので、下記に記載します。

(役員の変更等の届出)
第二十三条 特定非営利活動法人は、その役員の氏名又は住所若しくは居所に変更があったときは、遅滞なく、変更後の役員名簿を添えて、その旨を所轄庁に届け出なければならない。
2 特定非営利活動法人は、役員が新たに就任した場合(任期満了と同時に再任された場合を除く。)において前項の届出をするときは、当該役員に係る第十条第一項第二号ロ及びハに掲げる書類を所轄庁に提出しなければならない。

特定非営利活動促進法 – e-Gov法令検索より引用

役員の変更等の届出(東京都)

NPO法人では、法律で役員として理事を3人以上、監事を1人以上置くことが義務付けられています。
役員の任期は理事・監事とも2年以内です。

新任の場合

1.役員の変更等届出書

2.変更後の役員名簿

3.各役員の就任承諾書及び宣誓書の写し(コピー)

4.役員の住所又は居所を証する書面(3か月以内の住民票です)

新任以外の場合(東京都)

1.役員の変更等届出書

2.変更後の役員名簿

理事が監事に監事が理事に就任した場合は新任の扱いになります。
申請書類には役員のフリガナが必要になりますので、事前に確認してください。
書類は各都道府県で、若干異なりますのでご自身でお手続きを行う場合は、事前に問い合わせを行うようにして、確認してください。

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役員変更登記

理事長など役員を変更した際に、その内容が登記事項なら法務局に役員の変更登記が、必要になります。
登記簿に記載のない役職のみの方が変更した場合は登記の必要はありません。
所轄庁の申請と違い法務局での登記では、NPO法人の定款の記載によって必要書類が変わりますが、基本的に必要な書類を下記に記載致します。

法務局に提出する書類

1.登記申請書

2.社員総会の議事録

3.理事の互選書・理事会議事録
(理事会を開いた場合は理事会の議事録)

4.定款

5.就任承諾書

6.理事全員の印鑑証明書

議事録に添付する印鑑証明書が不要な例
(1)社員総会議事録の場合
理事が各自法人を代表する場合には、社員総会議事録に押印した全員の印鑑につき市町村長の作成した印鑑証明書を添付しなければなりません。
ただし、重任した理事が法務局に印鑑を提出している場合において、同議事録に該当印鑑を押印しているときは、印鑑証明書の添付は必要ありません。

(2)互選書で選任した場合
特定の理事(理事長等)のみが法人を代表する場合には、互選によって選定したことを証する書面(以下「互選書」という。)に押印した理事全員の印鑑につき市町村長が作成した印鑑証明書を添付することが必要です。
ただし、重任した理事が法務局に印鑑を提出している場合において、互選書に当該印鑑を押印しているときは、印鑑証明書の添付は必要はありません。

(3)理事会議事録の場合
特定の理事(理事長等)のみが法人を代表する場合には、理事長等を選定した理事会議事録に押印した全員の印鑑につき市町村長の作成した印鑑証明書を添付しなければなりません。
ただし、重任した理事が法務局に印鑑を提出している場合において、同議事録に当該印鑑を押印しているときは、印鑑証明書の添付は必要ありません。

7.辞任届
(任期終了前に役員を辞める場合は、辞任届が必要です)

※どのような登記をするかによって必要書類が異なり、上記の内容はあくまでも一般的な例となりますので、ご自身でお手続きを行う場合は、法務局で確認してください。

まとめ

NPO法人は、役員を変更するたびに書類を所轄庁、法務局に書類を提出する必要があり、手続きがかなり煩雑ですので、行政書士に手続きを依頼するのも良いかと思います。
ご不明点がある場合は下記の問い合わせフォームからお問い合わせください。

※手続きでご不明点がございましたら、是非当事務所に下記の問い合わせフォームからご相談ください
記事の内容は一般的な内容となっており、個別具体的な案件によっては結論が異なることもございます。
そのため、ご自身でお手続きをする際は、自己責任でお願い致します。

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