臨時株主総会とは、議事録の作成の仕方

臨時株主総会議事録とは

前回定時株主総会の解説をしましたが、今回は臨時株主総会の解説をさせていただきます。
定時株主総会は、毎事業年度の終了後、一定の時期に定時総会を招集しなくてはなりませんが、臨時株主総会は必要がある場合にはいつでも開催することができます。
定時株主総会以外の総会は、臨時株主総会といいます。
定時総会では、株主に計算書類の承認と、事業報告を行いますが、臨時株主総会では承認決議は行いません。
今回は臨時株主総会について解説していきたいと思います。

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臨時株主総会とは

臨時株主総会は、定時株主総会以外の事をいいますが、主に定時株主総会以外で、定款を変更する必要があったり、役員を変更する必要があれば臨時株主総会を開催して決議を行う必要があります。
定款変更後に、登記事項に変更がある場合には、法務局で登記をする必要もあります。

臨時株主総会の記載の仕方

株主総会の記載事項を解説していきたいと思います。

表題
表題には明確なルールはありませんが、臨時株主総会と記載するか、株主総会議事録とだけ記載します。

株主総会の開催場所
開催場所が会社の本店の場合は、住所を書く必要はありませんので、当会社本店会議室のように記載します。

出席役員
株主総会に出席した取締役及び監査役の氏名を記載します。
臨時株主総会で、新たに取締役が選任され就任を承諾した場合には選任された取締役も記載します。

議案
株主総会は、株主が議決権を行使して、議案を可決したか、否決したかを後から分かるようにするため、どんな議案が提出されたか、その議案が可決されたか否決されたかを必ず記載します。

議決権
株主が何人出席して、そのうち議決権を行使できる株主が何人で、その行使できる議決権が何個で、議案に賛成した株主の議決権が何個なのかが大切なのです。

作成日付、会社名
作成した日付と会社名、臨時株主総会の議事録であることを記載します。

議事録作成者
議事録の作成者も記載しますが、代表取締役が臨時株主総会の議事録を作成した場合は、代表取締役の氏名を記載して、会社の実印を押印します。

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まとめ

毎事業年度が終了したら、一定の時期に定時株主総会を開催し、計算書類の承認と事業報告を株主対して行います。

臨時株主総会では、定時株主総会のように決まりはなく、いつでも開催することができます。

ある程度規模の会社は、株主総会を開くのもコストが発生するため、主に定款変更など決議する時に開催します。

主に臨時株主総会は定款変更などの決議をするときに開催をします。(商号の変更、本店移転など)
登記事項に変更がある場合は、法務局に登記申請をすることになりますので、法律で決まっている事項を記載してください。

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