株主総会議事録、取締役会議事録に記載すること

議事録に記載しなくてはならないこと

法律で、株主総会議事録には記載しなくてはならないことが決まっています。

株主総会議事録など、法律で作成を義務付けられている書類で記載しなくてはならないことを記載しないと過料に処せられる可能性もありますので、ご自身で作成される場合は気をつけてください。

株主総会議事録では、最低でも下記の内容を記載しなくてはなりません。

１．株主総会の開催日と場所

２．出席役員と株主の出席方法（取締役、監査役、会計参与、会計監査人）

３．監査役や会計参与、会計監査人が述べた一定の意見や発言（どんなことを話したか）

４．出席した、取締役、会計参与、監査役または会計監査人などの氏名

５．株主総会の議長の氏名

６．株主総会議事録の作成者の取締役の氏名

上記の事項以外にも会社名、や作成日付、株主の出席状況（出席者の数や株主の総数）などです。

株主総数、発行済み株式の総数、議決権を行使できることができる株主数、議決権数、出席株主数、議決権の数などは記載します。

上記の事項を記載しないと、第三者が見たときに、議決権や株主の数がわからないため、有効か無効かの判断がつかなくなってしまいます。

取締役会も株主総会と同じで、議事録に記載しなくてはならないことがあります。

１．取締役会が開催された日時と場所、取締役会の会場にいない取締役、監査役、会計参与、会計監査人などが取締役会に出席した場合時には、その出席方法

２．特別取締役だけが出席すればよい取締役会であるときはその旨

３．招集権者以外の取締役が招集請求したもしくは直接招集した取締役会の場合はその旨

４．取締役会の議事がどうやって進められたか要点と結果

５．取締役会の会議に特別の利害関係を有する取締役がいるときは、その取締役の氏名

６．取締役、監査役、会計参与などが述べた一定の意見や発言の概要

７．取締役会に出席した会計参与、会計監査人などの氏名または名称

８．取締役会の議長の氏名

上記の他にも、会社名、作成日付、出席役員には押印義務があるので出席した役員の氏名、役員の出席状況は最低でも必要だと思います。

他に、議事録で必ず入れてほしいのは、決議に反対した役員です。

議事録は意思決定のプロセスを後から確認して責任を追及するため作成するという意味があり、その判断などが間違っていた場合は、後から責任をとらなくはならない可能性があります。

なので、決議に異議があった役員に関しては、必ず記載してください。

今回は議事録の記載事項について簡単に解説しましたが、実務上の取り扱いも多数あり、書ききれない部分もあります。

ただ、きちんとコンプライアンスを意識している企業であれば、今までの経験で書式等もあると思いますので、ある程度、経験を積めば何となく理解できてくるかと思います。

それでも、ちょっと迷った場合などは、専門家に相談した方が、宜しいかと思います。

※手続きでご不明点がございましたら、是非当事務所に下記の問い合わせフォームからご相談ください
内容には、万全を尽くしておりますが、法改正等で内容が異なる場合がございます。ご自身でお手続きをする際は、自己責任でお願い致します。