株主総会での事前質問にどう対応すれば良いのか

取締役、監査役、会計参与、執行役などの役員は説明義務があり、株主総会で株主が質問をした事項について説明をする義務があります。
ただし、全ての事項に関して説明する必要はなく一定の場合には、拒否をすることができます。
今回は、会社はどの程度株主の質問に対して回答をするのかと、株主が事前質問をした場合に、どう対応すれば良いのかについて解説していきたいと思います。
当事務所では、株主総会の開催方法など、様々な情報を公開しておりまので、宜しければご覧ください。
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事前質問とは

疑問に思う女性

事前質問とは、株主が株主総会当日よりも相当の期間前に説明を求める特定の事項について会社に通知することをいいます。
株主は、事前質問をしなくても株主総会で質問をすれば良いのに、なぜ事前に質問事項を通知するのでしょうか。
株主総会において基本的に説明義務があり、議案に関する事項や報告事項へに関する質問に関しての質問を拒否できませんが、一定の場合には質問を拒否することができます。
一定の場合とは、議題に関係のない事項の場合、説明する事により株主の共同の利益を著しく侵害する場合、説明のための調査が必要な場合、社会や第三者の権利を侵害する場合、実質的な同じ事項について繰り返し説明を求められた場合、その他正当な理由がある場合には説明を拒むことができます。
株主が事前質問するのは、会社が調査が必要であるとして、株主総会の時に説明を拒否する事を阻むためです。

事前通知をすれば株主総会で質問をする必要はないのか

株主が事前質問はしたが、株主総会で質問をしなかった場合にはどうすれば良いのでしょうか。
株主が事前質問をしたが、株主総会で質問をしなかった場合には、取締役などは事前質問に回答をする必要はありません。
そのため、株主は事前質問の通知だけでなく当日にその場で質問をしてください。

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事前質問の会社側の対応

悩む役員

事前質問があった場合には、株主から質問がなされた場合には調査が必要と質問に拒否することはできません。
株主が事前質問をしてきた場合には、当日にその株主が質問するかしないかに関わらず、質問に対して回答を準備する必要があります。
そのため、事前質問の通知をされた場合には、大変かもしれませんが事前に準備を行ってください。

まとめ

株主総会で株主が決議事項や報告事項に関して質問をした場合には、会社はその質問に対して説明をする義務がありますが、一定の場合は、質問への回答を拒否することができます。
その拒否事由の中に、説明のために調査が必要な場合には、調査が必要であることを理由に説明を拒むことができますが、事前質問の通知を行うことによって、調査が必要であることを理由にして会社側は説明を拒否できなくなります。
ただし、事前質問を通知しても、株主が株主総会当日に質問をしなかった場合には、回答をする必要はなくなりますが、事前質問を受けた場合には、質問をした株主が当日に出席するかはわかりませんが、回答を用意しておくようにしましょう。

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