株主や債権者から株主総会議事録や定款の閲覧請求されときの対応

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株式会社は、株主や債権者から株主総会議事録や定款などの重要書類を閲覧する権利をもっています。
今回は、株主や債権者に、株主総会議事録や定款など、重要書類の閲覧を求められたらどうすれば良いのかを解説していきたいと思います。
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株主と債権者の閲覧請求

書類を提出する女性

株主や債権者は、株主総会議事録や定款など、会社の重要書類の閲覧をすることが可能です。
株主総会議事録の閲覧や謄写が請求された場合は、株主や債権者であることを確認して、基本的に閲覧や謄写請求に応じることになります。

株主総会議事録は、法律で保管期間が定められており、株主総会議事録であれば、本店に10年間、支店に5年間保管しなくてはならず、他の書類も法律で決められた期間中は書類を保存しなくてはなりません。
そのため、会社側は議事録等の書類を保管する義務があり、保管期間は閲覧請求に応じなくてはなりません。

閲覧請求の対象となる書類

書類と筆記用具

株主総会議事録以外にも、株主や債権者は様々な重要書類を閲覧することができます。
閲覧できる書類は、定款、株主名簿、計算書類等、会計帳簿、株主総会、取締役会議事録などです。

定款

株主や債権者は、営業時間内であれば、定款の閲覧や謄写、抄本の交付を請求することができます。
定款とは、会社の憲法となるもので、会社にとって最も重要なルールが記載されたものです。

取締役会議事録

株主は、権利を行使するため必要があるときは、営業時間内はいつでも、取締役会議事録の閲覧、謄写を請求できます。
債権者の場合は、役員や執行役の責任を追及するために必要であれば裁判所の許可を得て、取締役会議事録の閲覧、謄写請求することができます。

株主名簿

株主や債権者は、営業時間内であれば株主名簿の閲覧、謄写を請求することができます。
閲覧を請求する際には、閲覧をする理由を説明しなくてはなりません。
理由を説明させるのは、閲覧請求が妨害目的で株主の閲覧請求行った場合には、閲覧を拒否することができるためです。

会計帳簿

議決権の100分の3以上の株式を有する株主は、営業時間内であれば、会計帳簿の閲覧、謄写請求をすることができますが、株主名簿と同様で妨害目的など一定の事由で請求した場合には、拒否することができます。

計算書類

株主や債権者は、営業時間内であれば、計算書類、臨時計算書類、事業報告、これらの付属明細書、監査報告、会計監査報告書などの閲覧、抄本を請求することができます。

まとめ

株主や債権者は会社の重要書類の閲覧や謄写を請求することができます。
閲覧する際には、自社で閲覧請求書を作成して、請求をしてきた株主や債権者に一定の事項を記載してもらうようにしましょう。

会社の重要書類は、保管期間があり一定の期間は本店と支店で保管されています。
取締役会議事録、会計書類、株主名簿などの書類は、請求者が妨害目的であれば、閲覧等を拒否することができます。
閲覧請求書の記載方法などご不明点がある場合は、行政書士などの専門家にご相談ください。

行政書士青嶋雄太
この記事を書いた人
行政書士青嶋雄太

私は約10年間にわたり法律関連の仕事に従事してきました。司法書士事務所と行政書士事務所での経験を通じて、多くの案件に携わり、幅広い視点から問題を解決してきました。
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