普段の生活で議事録を作成することは、ないかもしれませんが、会社や自治会など、複数の人間が集まり話し合うときに、後で何故その意思決定をしたのか、議案について、誰が賛成、若しくは、反対をしたのかを、後に検証するため会議の記録を取ります。
今回の記事では、議事録の必要性と作成方法について簡単に解説していきたいと思います。
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議事録は必ず作成しなくてはならないのか
議事録は、必ず作成しなくてはならないのでしょうか。
結論から言えば、ＰＴＡやサークルなどの集まりなどは、議事録を作成する必要はありませんが、株主総会や、取締役会のように法律で議事録の作成が義務付けられているものは、議事録を作成しなくてはなりません。
ただし、法律に作成することが、定められていない会議でも、会議に参加してない人が、後から内容を確認したり、後から意思決定のプロセスを検証することができるよう、なるべく作成することを、お勧めしています。
法律で定められている書類の作成方法
ＰＴＡ会議など、法律で作成が定められていない書類に関しては、書式などの決まりがなく、決定プロセスなどが、後からわかればよいかと思います。
ただし、株式会社などでは、株主総会議事録や取締役会議事録は、会社法という法律で作成する際に、一定の決まりがあり、その内容に沿った議事録を作成しないと、意味がなくなってしまい、登記事項に変更がある場合など、法務局で登記申請が必要な時に、申請が却下になってしまうこともあります。
議事録は、ただ書式を丸写しをするだけでは、意味がありません。
議事録を作成する際には、法律の要件に合致しているか、登記事項であれば最終的に法務局で申請が通るかを考えて作成しなくてはならず、その内容に沿って会議を開かなくてはなりません。
ただ、何となく株式総会や取締役会を開くだけでは、全く意味がないのです。
議事録以外の書類
上記の株主総会議事録の他に、会社を設立する際に必要な、発起人の決定書や、取締役会を設置していない場合は、取締役の互選書、新しく役員が就任する時は、就任承諾書など、会社法で定められているものや、実務上添付するものなど、様々な書類が存在して、細かい決まりがあります。
法人の担当者様は、常にどの書類が必要か、どんな内容にすればよいのか頭を悩ませているかもしれません。
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議事録を作成しなかったらどうなるのか
法律で作成が義務付けられているものが、議事録を作成を怠った場合や議事録に記載すべき事項を記載しなかった場合は、その会社の取締役に１００万円以下の過料が処せられる可能性があります。
実際に、登記懈怠などで過料を受けることはありますので、作成しないという選択はしないほうが良いかと思います。
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まとめ
議事録を作成する際には、法律で定められた様々な決まりがあり、登記事項に変更がある場合には、最終的に法務局の申請をパスしなくてはならず、法務局の審査が通るように、法律の規定に従って、実際に会議を開かなくてはなりません。
これから、当事務所のブログで、法人の担当者様のお役に少しでも立てるようになるべく専門用語を使わないで、解説して行きたいと思います。
