法律で、議事録の作成を義務付けられている株式会社などでは、議事録を作成しないと、会社法の規定で１００万円以下の過料に処せられる可能性があります。
それでは、議事録は、誰がどうやって作成すればよいのでしょうか、株主総会議事録は誰が作成するのか解説していきたいと思います。
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株主総会議事録を誰が作るか定められていない
株主総会議事録は、誰が作成すればよいのでしょうか。
実は株主総会議事録に関しては、誰が作成すればよいのか、具体的に法律で記載されていません。
実際は法律の規定がないからと言って、取締役でない従業員が自分の名前で議事録を作成することはしません。
一般的に、議事録は取締役の氏名を記載しなくてはなりませんので、議事録に記載のある取締役が作成します。
実務上は、代表取締役がいる場合はその取締役が議事録を作成して、会社の実印で記名押印をします。
議事録に実印がないと本当にその会社で作成したものかわからない為このような取り扱いをします。
因みに、株主総会議事録には押印義務はありませんが、上記の理由などで実務的には法人の実印を押印します。
取締役会議事録は誰が作成するのか
株主総会議事録は、具体的に誰が作成するかは定められていないと記載しましたが、取締役会議事録も条文の規定で必ずこの人が作成しなくてはならない規定はありません。
取締役会でも、取締役、代表者がいる場合は、代表取締役が議事録を作成して、代表者が実印で押印して、各取締役が認印などで押印します。（役員変更をする場合は別のルールがあります）
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株主総会議事録の押印義務
前記で少し触れましたが、株主総会議事録の作成者や記名押印しなくてはならないという規定はありませんが、正式な書類として、作成した日付や記名・押印はセットと考えてみてください。
実際、法務局に申請する際にの議事録には、議事録作成者と記名押印はセットで行っています。
結局議事録に押印するのは第三者が勝手に議事録を作り詐欺などに利用することが可能なため、きちんと、誰がいつどのような意思決定で作成したのかを証明するため株主総会で規定がなくても記載します。
取締役会議事録の押印義務
株主総会議事録では、押印の義務はありませんが、取締役会には出席した取締役と監査役の全員が記名押印しなくてはなりません。
押印は役員変更の時には規定がありますが、一般的な議事録では決まりはありません。
ですが、取締役会議事録の偽造防止のため、会社の実印を押印して、出席した取締役は認印を押印します。
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まとめ
今回は、株主総会議事録、取締役会議事録を誰が作成し記名押印する必要があるのかを解説しました。議事録の記名押印や誰が作成するかは、議事録作成で大切な部分となります。代表取締役などが変更になる議事録に関しては、さらに細かい規定があるので、その点については、改めて解説していきたいと思います。
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