会社が事業をする時に契約書に押印を求められることがありますが、会社で使用する印鑑には実印、銀行員、認印など取り扱う印鑑の種類が多いため、どの印鑑を押せば良いかわからない事があるかと思います。
押印する書類には、契約書の他にも、株主総会議事録、取締役会議事録も押印が必要となりますが、どの印鑑を押せば良いのでしょうか。
今回の記事では、会社で使用する印鑑の種類と印鑑を使用した訂正や割印などのやり方、捨印の意味について解説します。
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会社で使用する印鑑
契約をしたり、自社で議事録などを作成した書類に押印することが一般的ですが、起業した頃は、どの印鑑を押印すれば良いのかわからないことが多いと思います。
下記で印鑑の種類について、解説していきたいと思います。
代表者印（実印）
会社の実印で、会社名と代表取締役など肩書が入った印鑑です。
法人の設立登記するときに印鑑の届出をするため、届出印とも呼ばれ、印鑑の届出をすると法務局で法人の印鑑証明書の取得も可能となります。
印鑑の形としては丸印が多いですが、法律によって法人の届出印の大きさは決まっておりますので、その範囲で収まるものを作成するようにしましょう。
契約書、株主総会議事録、官公庁で取り扱う書類は実印での押印が必要となりますが、最近は官公庁の書類への押印が廃止されていることもあり確認が必要です。
銀行印
銀行印とは金融機関に口座を開設するときに登録して使用する印鑑の事を言います。銀行との取引をする際に使用するため、通常の取引や会社の資料に押印はしません。
社印（角印）
社判、角印と呼ばれる事が多い、会社名だけが入った四角い印鑑の事をいい会社の認印となります。
普段の会社の書類など、印鑑証明書などが必要でない書類に押印します。
役職者印
○○取締役、△△部長など役職名入りの印鑑の事で、社内の決裁書類への押印に使用されます。
契約書の訂正などの押印ルール
契約書や議事録の署名や内容を間違えた時には、訂正印が必要となります。
複数枚に書類がある場合は、印鑑を使って書類が一体の文章であることの証明のために押印します。
印鑑には様々な使い方があり、あまり意味がわからず押印している方もいらっしゃいます。
印鑑の使い方を誤ると自分の意志と違う書類が作成されてしまう可能性もあり危険です。
印鑑の特殊な使い方について解説していきます。
訂正印と捨印
契約書や議事録など作成した書類に誤りがある場合は、契約書であれば契約当事者が押印して当事者が自らの意思で訂正したことを証明したもので、訂正された内容が偽造されていないことの証明となります。
議事録など押印されている書類であれば、押印されている印鑑と同じものを押印します。
似たような物に捨印がありますが、捨印は訂正印と同じような役割を持っていて、契約書などの文字の訂正を事前に承諾しておくものとなります。
押印をした者が全員で欄外に押印した印鑑と同じ印鑑を押印することで、契約当事者全員の訂正印を必要とせず、誤記を訂正できます。
捨印は、重要な書類には使用しませんが、遺産分割協議書や議事録などは捨印を押してもらうこともあります。
捨印を押印してしまうと後から予想していない事項について訂正されてしまう可能性もあるため、注意が必要です。
契印
契印とは、契約書などで文章が複数ある場合は、後から不正なページを差し替えたり改ざんされる可能性があり、それを防止するため、綴じ目をまたいで当事者全員が押印することを契印といいます。
割印
契印と似たようなものに割印があります。
割印とは契約書の正本と副本の２通がある場合で複数人がそれぞれ１通ずつ保管する場合に、双方が保有する印鑑が押してあるページを重ねてそれぞれの書類に押印することを言います。
割印をすることによって、正本と副本が改ざんされているものではなく、同一の書類であるという証明ができます。
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まとめ
個人の場合は、認印と実印くらいしか印鑑はないかもしれませんが、会社を経営すると様々な印鑑を使うことになります。
法人の実印は市区町村で登録している印鑑ではなく、法務局に登録してある印鑑の事をいいます。
契約書や役所に押印する印鑑は、法務局に登録してある印鑑を押印することが通常ですが、役所に提出する印鑑については、押印の廃止で、法律の規定がない場合は、押印が不要になっていることが多くなりました。
契約書を作成した後に訂正箇所が発見された場合は、当事者が契約書に押印した印鑑を用いて訂正します。
印鑑には、様々な使い方があり、最初はわからないことも多いかもしれませんが、訂正方法を知ることはとても大切です。
当事務所では、契約書、議事録、定款などの書類作成を代行しておりますので、ご不明点等ございましたら、お問い合わせいただければ幸いです。
