株主総会の参考書類はどんなものを作成すれば良いのか

株主総会では株主が各議案の賛否について議決権を行使して、株主の意思を会社に反映します。

ただし、株主総会に当日参加できない株主もいるため、書面投票制度や電子投票制度を採用している会社もあると思います。

上記の場合には、当日株主総会に参加できないため、事前に株主総会の議案に賛否にするため、参考資料が必要となります。

そのため、書面投票制度や電子投票制度を採用している会社は株主総会の招集通知と一緒に株主に送ることが義務付けられます。

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株主総会の参考資料は何を記載すれば良いのか

株主総会の参考書類として記載する事項は、株主総会の議案、議案の提案理由、株主総会で報告する調査資料、取締役の選任等を行う際には、選任される者の氏名や、その者の情報なども必要です。

定時総会の場合では、貸借対照表や損益計算書などの計算書類も必要となります。

他にも議案によって株主が判断できる資料も添付しなくてはなりません。

株主は、この参考資料を確認して議案の賛否を判断する必要があるため、その内容が分かる内容の資料を状況に応じて作成することになります。

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電磁的方法で株主総会参考書類を提供する方法

株主総会参考書類に記載すべき事項は、株主の個別の承諾がなくても、電磁的方法(インターネット)で開示することによって、提供することが可能となりました。

インターネットに株主総会の参考書類の記載事項を開示する場合には、招集通知でインターネットアドレスを株主に通知する必要があります。

上記の通知をする際には事前に、会社の定款において電子提供措置を行うことを定めておかなくてはなりません。

定款を変更する際には、事前に株主総会の決議が必要となりますので注意してください。

電磁的方法で参考書類を開示する場合には、招集通知を出す時から一定期間継続してインターネット上で開示する必要があります。

一定期間の判断ですが、株主総会の日の3週間前または招集通知を発した日のいずれか早い方の日から株主総会が開催された日から3か月が経過した日までとなります。

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まとめ

株主総会で株主が決議ができるように、書面決議や電磁的方法で議決権を行使する事ができる会社は、事前に提案された議案に株主が賛成又は反対の判断が下せるように資料を添付しなくてはなりません。

参考資料では、その提案される議案や、提案理由、判断が下せる資料(計算書類、取締役の詳しい資料等)を招集通知に添付して送る必要があります。

参考資料は個別の事案によって異なりますので、ご不明点がある場合には行政書士などの専門家にご相談することをお勧めいたします。

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そのため、ご自身でお手続きをする際は、自己責任でお願い致します。