会社を合併するときや、一定のノウハウを提供するサービスを行う際に、そのノウハウが他社に流出してしまう可能性があります。
ノウハウの流出を防ぐためにも事前に契約書に提供した情報の秘密を守る特約を記載する必要があります。
様々な契約書で、他社に知られたくない情報を契約の相手方に提供する場合には使用することができます。
今回の記事では、秘密保持特約に関して解説していきたいと思います。
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秘密保持特約とは
契約は個人間の契約だけでなく、法人間でも様々な取引を行います。
個人の場合もそうですが、法人間で、取引を行う際には、自社の情報を相手方に開示することもあり、その情報が外部に流出してしまうと多額の損害が発生してしまう可能性もあります。
秘密漏洩のリスクを防ぐために、お互いに開示した情報を第三者に開示しないこと、知りえた情報を契約の目的外に使用しないことを約束する条項が必要となります。
そのため合併契約書などを作成する際に、秘密保持特約を契約書の中に盛り込むか、別途契約をします。
合併をする際には、契約当事者間で相手方の財産状況のみならず、様々な情報を相手方に提供をするため、その情報が流出すれば多額の損害が発生する可能性があるため秘密保持特約が必要となるのです。
秘密情報の範囲を確認する
秘密保持特約を定めるとしても、全ての情報を秘密としてしまうと、お互い秘密を守るための管理コストがかかり、手続きが煩雑になります。
そのため、営業上技術上の情報を相手方が書面で秘密であることを指定して情報を契約の相手方に提示した情報のみを秘密として取り扱うことを記載しておいた方が良いと思います。
秘密情報の定義をきちんと定めておかないと、後でどの情報が秘密情報か揉める可能性もありますので、きちんと定めておきましょう。
他には、秘密情報の開示することが可能な例外も定めることもあります。
例えば、裁判所から法令に基づいて照会を求められたらどうするか、そもそも秘密保持義務の対象が既に公に知られている情報であれば、秘密とする必要もないため、適用除外として列挙して明示しておいたほうが、どの部分が秘密であるか明確に判断できることになるかと思います。
秘密をどうやって守るのかを決めておく
秘密情報の定義を確認した後に、その情報をどうやって取り扱うかも特約に記載した方が良いかと思います。
秘密情報を事前の承諾なく第三者に開示することの禁止と秘密情報の目的外使用の禁止を定めておくことが一般的です。
契約の相手方の事前の書面による承諾を得ないで、第三者に提供してはならない旨を記載します。
その際には、裁判所から法令に基づいて照会を求められることもあるため、その場合には必要最小限の範囲で開示することができる旨も規定すると良いでしょう。
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秘密情報を廃棄するには
秘密情報は管理する必要がありますが、契約が終わった後も管理するのは、情報の提供を受けたものにとって管理コストがかかってしまいます。
そのため、契約終了後にどうやってその情報を廃棄するのか定める必要もあり、一般的には契約期間が満了した後に、相手方から受領した秘密情報が不要となった場合や、相手からの要求があった場合には、相手方の秘密情報を、相手方の指示に従い相手方に返却をする旨や廃棄をすると記載します。
契約が終了後も秘密保持義務が有効に存続することが定められていた場合には、契約終了後も定めた年数は、秘密保持義務を負うこととなります。
秘密保持条項を定める期間やその情報を最終的にどうするのかは重要な事となりますので必ず定めるようにしましょう。
まとめ
会社間で取引を行う場合や会社の売却を検討している場合に、自社の情報を取引の相手方に開示することがあります。
そういった場合に、開示した情報をどうやって管理するのか、最終的にどう処理するのかを定めておかなくては、取引の相手方の故意・過失によって漏れてしまう可能性もあります。
そのため、事前に秘密保持特約を定め一定のリスクに備える事がとても重要です。
当事務所では、契約書等の作成も行っておりますので、ご不明点がございましたら、お問い合わせフォームからお問い合わせください。
