契約書は、ビジネスにおける約束やルールを明文化するものであり、ビジネス活動をスムーズに進める上で欠かせないツールです。しかし、中小企業や個人事業主の中には、「相手を信頼しているから」「契約書を読む時間がないから」といった理由で、契約書の内容を十分に確認しないまま署名してしまう方も多く見られます。
こうした行動は、後々大きなトラブルを引き起こす可能性があるため、契約書確認の重要性を理解し、正しい対策を講じることが重要です。本記事では、契約書確認の重要性、具体的なリスク例、チェックのポイント、そして専門家に依頼する際の流れについて詳しく解説します。
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契約書の重要性を深掘りする
契約書は、口約束とは異なり、文書として双方の約束を明確化するため、後々の紛争を防ぐ重要な役割を果たします。特に、以下の場面で契約書は必要不可欠です。
契約書が果たす3つの重要な役割
権利と義務の明確化
契約書には、双方の役割、提供すべきサービスや商品の内容、報酬、期限が明確に記載されます。これにより、トラブルを未然に防ぐことができます。
法的証拠としての役割
口頭での約束は、後で「そんな話はしていない」と言われれば証明が困難です。契約書は法的な証拠となり、裁判や調停で有効に機能します。
トラブル解決の基準
トラブルが発生した場合、契約書が基準となって解決に導かれます。特に、損害賠償や契約解除の条件が記載されていることが重要です。
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契約書確認を怠ると何が起こるか？
契約書確認を怠ると、不利な条件や思わぬリスクを見逃し、重大なトラブルを招く可能性があります。以下に、具体的なリスク例を挙げて解説します。
不利な条件に気づかず署名してしまう
- 不利な条件に気づかず署名してしまう
例：ある個人事業主が、取引先との委託契約で「解約時には売上の20%を違約金として支払う」という条項に気づかず署名。契約解除を求めた際、高額な違約金を支払わざるを得なくなった。
具体例
- 長期拘束
契約期間が不当に長く、自動更新の条項を見落とす。 - 一方的な責任
相手の過失が原因でも責任を負わされる条項が含まれる。
曖昧な条項がトラブルを引き起こす
中小企業が外部業者とITシステムの導入契約を締結。しかし、「納品基準が不明確」な条項により、完成と認められないまま追加費用を求められた。
具体例
- 曖昧な納期
「必要に応じて調整する」といった不明瞭な記述。 - 不明確な成果物
完成形がイメージできない仕様書。
法律で守られない事業者契約
事業者契約では、消費者契約法などの保護が適用されない場合が多く、契約内容がそのまま効力を持ちます。不当な条項でも、法律で無効とされる可能性が低いため、慎重な確認が必要です。
契約書の各項目を詳細にチェックする方法
契約書を確認する際には、特に以下の重要項目を注意深くチェックする必要があります。
基本情報の確認
- 契約当事者
記載されている社名や個人名が正しいか確認します。法人の場合、登記簿と一致していることが重要です。 - 契約期間
開始日と終了日、自動更新の有無を確認します。
責任・義務に関する条項
- 業務範囲
自社がどのような責任を負うのか、業務範囲が明確か。 - 報酬条件
金額、支払い方法、期日が具体的か。
トラブル時の対応に関する条項
契約書確認を効率化する具体的な手順
契約書確認は時間がかかる作業ですが、ポイントを押さえれば効率的に進められます。
確認作業の手順
- 全体を一読する
- 内容をざっと把握し、重要な箇所を見つけます
- 問題箇所をマークする
- 不明瞭な記述や疑問点を付箋やメモで記録
- チェックリストを活用する
事前に用意した「チェックすべきポイント」のリストに基づき確認。 - ツールを活用する
契約書レビューソフト：AIツールを利用してリスク箇所を自動抽出する。
クラウドサービス：契約書のバージョン管理や共有に便利。
専門家に依頼するメリットとその流れ
契約書確認を行政書士などに依頼することは、時間の節約だけでなくリスクの軽減にもつながります。
専門家に依頼するメリット
- 法律的リスクの回避
法律の専門知識を活かして不利な条項を指摘してもらえる。 - 修正交渉の支援
修正すべき箇所を明確にし、交渉を有利に進められる。 - 業務効率化
確認作業をアウトソースすることで、他の重要業務に集中できる。
専門家に依頼する手順
- 契約書を送付
電子メールやクラウドで送付。 - 相談内容を共有
特に懸念している点を伝える。 - 修正案の提案
専門家から具体的な改善案を受け取る。
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まとめ
契約書の確認は、事業を守るための重要な作業です。特に中小企業や個人事業主にとって、不利な契約を結ぶリスクは経営の継続に大きな影響を及ぼす可能性があります。忙しい中でも契約書確認を怠らず、必要に応じて専門家を活用しましょう。
