株主総会を開催する際には、株主に招集通知と議案や資料などを通知する必要があります。
株主総会を開催する上で必要な招集通知とは何か誰に通知すれば良いのかは、前回のブログで解説をさせていただきましたが、今回は株主総会を招集通知の具体的な記載事項など作成するにはどうすれば良いのかを解説します。
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株主総会の招集通知の記載事項はどうすれば良いのか
株主総会で株主を招集するときに必要な招集通知の記載事項に関しては、取締役会設置会社と取締役会非設置会社とで異なります。
取締役会設置会社
招集通知には、株主総会の日時、場所、株主総会の目的事項、書面によって議決権を行使できること（書面決議を採用している場合）、電磁的方法によって議決権を行使できること（電磁的方法による議決権を採用している場合）、株主総会の開催日が前事業年度の開催日の応当日と著しく離れている場合や、株主総会の開催場所が過去のいずれの開催地とも著しくかけ離れている場合など、法務省令で定められている事項も記載する必要があります。
取締役会非設置会社
取締役会非設置会社に関しては、株主総会の招集通知に記載しなければならない事項に関して法律上の規定はありませんが、作成するのであれば、取締役会設置会社が招集通知を送る時に必要な記載事項を参考にして、作成することが望ましいと思われます。
招集通知の具体的な内容
取締役会設置会社の場合には、株主総会の具体的な記載事項に関しては、発信日、宛先、通知者、招集通知など表題を記載し、株主総会の日時、場所、目的事項など招集通知に関して記載しなくてはならない事項に関して記載します。
招集通知に宛名を記載する際には、一人一人名前を記載するのは大変なため、株主各位として記載しても大丈夫です。
他にも議案を提出する権利を有する株主から行使期限内に提案権を行使された場合に、その議案が法令や定款に違反していない限り、招集通知に記載する必要があります。
招集通知では、目的事項を記載する必要があります、目的事項では株主に報告すべきことと、決議事項に分けて記載し、議案が複数ある場合には、第◇号議案として議案ごとに記載してください。
先程も記載した株主が提案した議案に関しても会社が提案したものと区別して記載をするようにしましょう。
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まとめ
株主総会を開催するには、当然株主が必要となりますので招集通知を議決権を持っている株主に通知する必要があります。
記載事項は、取締役会設置会社と取締役会非設置会社で違いはありますが、取締役会非設置会社でも招集通知を作成するのであれば、取締役会設置会社で作成する内容を参考にして作成した方が良いかと思います。
目的事項である議案は各議案ごとに細かく作成して株主に分かりやすいように説明をするようにしてください。
関連記事にて株主総会のやり方を解説しておりますので、ご覧いただければ幸いです。
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