株主総会を開催するには、株主に招集通知を通知しなくてはなりません。
株主総会を開催する際には、議決権のある株主に招集通知を行う必要があります。
今回は株主総会を開催する上で必要な招集通知と何かを解説していきたいと思います。
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招集通知とは何かどういった株主に通知すれば良いのか
株主総会の招集通知とは、議決権を有している株主に一定の会社の資料や議決権行使書面などを添付して、株主総会の開催を通知する手続きの事を言います。
株主総会では、会社の意思決定を行うため、会社の所有者である株主の意思を反映させるために株主総会を開催をします。
株主は、当日直接株主総会に参加して、直接意思表示を行うことができれば良いのですが、株主も仕事など様々な事情があるため、当日株主総会に参加できないこともあります。
そういった株主は、代理人を選任したり、議決権行使書面で議決権を行使することになりますが、一定の資料など判断材料がなければ、株主もその議案に賛成したらよいのか、反対したら良いのか判断ができませんので、財務状況などわかる一定の資料を添付して株主に通知を行うのです。
そのため、招集通知を出す株主は議決権を有する株主となるのです。
完全無議決権株式を所有している株主や単元未満株式、相互保有株式の株主等も株主総会で議決権を行使できるわけではないので、招集通知をする必要はありません。
所在不明株主に招集通知は必要か
所在不明株主とは、株主名簿に記載されている住所や通知先に通知や催告をしても、送った宛先に継続して５年間到着していない所在がわからない株主の事をいいます。
所在不明株主に対する普通郵便や内容証明郵便の送付を行って、郵送物が戻って来た株主には招集通知をする必要はありませんが、５年間郵送して通知しても届かなかった事を証明するために、所在不明株主宛に５年間出し続けて戻ってきた通知など証拠は残した方が良いと思います。
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招集通知は口頭でもよいのか
招集通知は、書面で行うことが一般的です。
取締役会設置会社では、書面によって招集通知を行う必要がありますが、取締役会非設置会社であれば、招集通知を口頭で行うことも可能となりますので、書面投票制度や電子投票制度を採用していない会社であれば、電話で通知することも可能ではあります。
他にも書面での通知発送が義務付けられても株主の許可を得れば、メールなどで通知することも可能ではありますが、基本的には書面で通知することが一般的ですので、招集通知は書面で行うことが望ましいと思われます。
まとめ
株主総会を開催するうえで、株主に招集通知を行わなくてはなりません。
基本的に招集通知は、議決権を持っている株主に行えば良く、議決権がない株主には、招集通知をする必要はありません。
招集通知は、取締役会設置会社と取締役会非設置会社で書面で行うか、行わなくて良いか決まりますが、一般的には書面で行うことが望ましいと思われます。
他にも所在不明株主にも招集通知を行う必要はありませんが、５年間郵送物が届かない事を証明するために戻ってきた通知などは、きちんと保管するようにしてください。
これからも。株主総会の記事を作成していきたいと思いますので、ご覧いただければ幸いです。
