議決権行使書面とは書面で決議をするようにする書面
株主は株主総会で自分の意思を会社に反映させることができます。
株主総会に本人が出席できれば、株主総会で議決権を行使すれば良いのですが、株主本人が株主総会当日に出席ができない場合には、どういった手続きをとれば、自分の意思を株主に伝えることができるのでしょうか。
株主が株主総会当日に出席できない場合は、議決権行使書面で行使する方法、電磁的方法による議決権の行使、代理人に議決権を行使させる事もできます。
今回は、議決権を行使書面について解説していきたいと思います。
株主総会の参考書類はどんなものを作成すれば良いのか
目次
議決権行使書面とは
原則として、株主総会に出席できる場合には、株主本人が議場で意思を示せば良いのですが、株主が当日出席できない場合には、別の手段を用いて議決権を行使する必要があります。
議決権を行使できる手段として、議決権行使書面で議決権を行使するか、電磁的記録で行使するか、代理人を選任して議決権を行使するなど、様々な方法があります。
代理人を用いて、議決権を行使する方法もありますが、会社は定款で代理人を株主のみにするという規定を設けることができるため、その規定が設けられている場合には、株主の中に適切な者がいない事もあります。
そういった場合には、議決権行使書面を用いて議案の賛否を決する必要があります。
議決権行使書面は事前に書面で投票するときに、株主の意思を示すものとなります。
書面決議が認められる会社は、事前に招集通知と議決権行使書面、議決権を行使する際に必要な判断資料を株主に郵送します。
議決権行使書面にはどういった内容を記載する必要があるのか
議決権行使書面は、株主総会に出席できない株主が議決権を行使して会社に意思を反映させるものです。
そのため、議決権行使書面は第三者が見ても、株主がどういう意思表示をしたのか分かるように作成しなくてはなりません。
議決権行使書面を作成する際には、議案について株主が賛成をしているのか、それとも反対しているのか、わかるように作成してください。
各議案について賛否を記載する欄を作成して、さらに議決権の行使がいつまでできるかという期限も記載しておく必要があると思います。
他にも株主の名前や議決権の数も記載した方が良いでしょう。
まとめ
株主は株主総会に出席できる場合は、議場で自らの意思を示すことができますが、株主総会に出席できない場合には、書面や代理人を用いて議決権を行使する必要があります。
書面決議を認めている会社は、事前に株主に議決権行使書面、招集通知、判断資料を郵送する必要があります。
議決権行使書面は、株主の意思を第三者が見てもわかるように作成する必要がありますので、各議案に対して、賛否がわかるように記載してください。
今回は、簡単に議決権行使書面について解説しましたが、ご不明点がある場合には、当事務所の問い合わせフォームからお問い合わせください。
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行政書士青嶋事務所 行政書士 青嶋雄太（記事を書いた人）
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